“La digitalización y la IA lideran la transformación del área de finanzas de Palibex”

La directora de Administración y Finanzas de Palibex, Ana López Uría, reflexiona sobre cómo la calidad del dato y la Inteligencia Artificial se están convirtiendo en palancas clave para impulsar la competitividad y liderar la transformación de la empresa con procesos más ágiles, decisiones mejor informadas y mayor valor añadido para los franquiciados. Todo ello está repercutiendo en una mejora de los procesos de la Red, optimizando rutas, reduciendo los tiempos de tránsito y logrando un mayor control de los costes, siempre desde la búsqueda de la eficiencia.

P: ¿Cómo está impactando la Inteligencia Artificial Generativa en la forma en que gestionáis los gastos en Palibex?

R: : La IA Generativa está transformando nuestra manera de entender las finanzas. No se trata solo de automatizar los procesos, sino de anticipar escenarios, explorar oportunidades y aportar una visión estratégica al negocio. Ya la aplicamos en la lectura de facturas, la detección de riesgos o la elaboración de informes. Esto nos libera de tareas repetitivas y nos permite impulsar la eficiencia, reducir costes, dedicar más tiempo al análisis y a la toma de decisiones de impacto. Es un gran aliado para adaptarnos a un entorno empresarial cada vez más dinámico.

P: En una empresa en crecimiento como Palibex, ¿cómo habéis abordado la homogenización de procesos y la calidad de los datos?

R: : Desde el principio hemos apostado por una transformación digital real, poniendo el foco en la innovación, en la calidad y en las personas. La clave está en la calidad del dato: contar con información fiable nos permite ser más eficientes, reducir incidencias y ofrecer un mejor servicio, lo que se traduce en una mejor experiencia para nuestros clientes. Esto no solo refuerza nuestra trazabilidad y control interno, también repercute en el servicio de nuestros franquiciados, que trabajan con procesos sólidos y transparentes, respondiendo con mayor agilidad a las exigencias regulatorias y a la evolución continua del mercado.

P: ¿Qué herramientas habéis implementado en el área financiera para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones?

R: : En 2018 implantamos Microsoft Dynamics 365 Business Central como ERP, y desde entonces hemos ido construyendo un ecosistema tecnológico que integra Power Apps y Power BI, lo que nos permite centralizar la elaboración de presupuestos, analizar desviaciones en tiempo real y generar informes visuales más claros para toda la organización. Antes, todo esto era un proceso manual y ahora lo hacemos en una aplicación centralizada, conectada con el ERP, con seguimiento en tiempo real y análisis de desviaciones a través de Power BI. En definitiva, nos ha permitido unificar la información, eliminando duplicidades, asegurando la fiabilidad del dato y aumentando la visibilidad, también hacia nuestros franquiciados. Además, utilizamos OCR para facturas, que automatiza la lectura y procesamiento, reduciendo errores y liberando tiempo y hemos incorporado soluciones de IA Generativa, como Microsoft Copilot y ChatGPT, que nos ayudan a automatizar tareas, generar resúmenes y explorar escenarios financieros con mayor agilidad. De cara al futuro tenemos previsto implementar nuevas herramientas alineadas con nuestra apuesta por la automatización y la analítica avanzada, como la tesorería digitalizada.

P: ¿Qué beneficios concretos habéis observado tras implantar todas estas mejoras?

R: : Muchos, sobre todo a raíz de la automatización de procesos y la incorporación de herramientas de análisis avanzado. Destacaría tres aspectos: la mejora en la calidad del dato; la eliminación de tareas repetitivas con una clara mejora en la gestión del tiempo; y la capacidad de anticipación gracias al análisis predictivo. También hemos logrado un análisis más preciso de las desviaciones y de los datos en tiempo real, lo que nos permite reaccionar con agilidad ante cualquier variación. Gracias a los informes visuales generados con Power BI, por ejemplo, la comunicación entre departamentos es más clara y eficaz. En definitiva, hemos optimizado procesos y reforzado nuestra competitividad, lo que impacta de forma positiva en toda la red y nos posiciona mejor para seguir creciendo.

P: ¿Cómo va a evolucionar la relación entre tecnología y finanzas en vuestra empresa?

R: : La clave va a estar en alinear IT y Finanzas. Debemos trabajar juntos y promover buenas prácticas en el uso de datos. El liderazgo y la formación van a ser esenciales para que nuestros equipos adquieran competencias en IA y participen activamente en esta transformación. Los financieros tenemos una gran oportunidad de aportar valor estratégico. El futuro está en la capacidad de analizar, anticipar y tomar decisiones fundamentadas. Nuestro papel ya no es solo analizar lo ocurrido, sino guiar hacia dónde podemos ir, acompañando también a nuestros franquiciados en esa transición. Este cambio llega en un contexto en el que la transformación digital y los nuevos marcos normativos, como la facturación electrónica y Verifactu, están marcando un antes y un después en la forma de gestionar las finanzas. Tenemos la responsabilidad de liderar esta transición, asegurando el cumplimiento normativo y, al mismo tiempo, generando valor estratégico para la empresa y nuestros franquiciados.

P: ¿Qué papel juega el presupuesto económico dentro de esta transformación?

R: : El presupuesto es fundamental porque no solo define objetivos, también nos permite alinear a toda la organización desde su fase de planificación. En Palibex lo entendemos como un proceso integral que incluye planificación, control y análisis. En la planificación anticipamos tareas clave como la comprobación de facturas asociadas a pedidos o el seguimiento de contratos. En la fase de control, utilizamos el presupuesto como un verdadero marco de referencia para la gestión, y no simplemente como un documento a revisar mensualmente. Y en el análisis, evaluamos desviaciones y tendencias con KPIs ya definidos. Gracias a las herramientas digitales el acceso a la información es más rápido, con datos trazables y análisis más precisos. Todo este enfoque nos está permitiendo avanzar hacia un modelo de cierre continuo, mucho más ágil y eficaz, que mejora los tiempos, la calidad del proceso y nuestra capacidad de reacción.

P: Finalmente, ¿cómo imagináis el impacto de la IA Generativa en la operativa diaria de Palibex?

R: : La IA Generativa ya nos está haciendo más competitivos. Puede ayudarnos a predecir la demanda, optimizar cargas y rutas, anticipar incidencias y adaptar estrategias rápidamente en función de variables externas. Pero, sobre todo, representa un paso más en la transformación que estamos impulsando: procesos más eficientes, decisiones más informadas y un acompañamiento más sólido a nuestros franquiciados. En definitiva, es una palanca de eficiencia y adaptación, pero también una oportunidad única para reforzar nuestra competitividad y asegurar un crecimiento sólido para toda la red. En un entorno empresarial cada vez más cambiante y cortoplacista, el verdadero reto está en mantener la visión a largo plazo: anticipar, aprender y aprovechar al máximo el potencial de la IA. Quedarse atrás no es una opción.